4名体制だったのが気がつけばたった1名に！そんな危機的状況を株式会社wevnalはどうやって切り抜けてきたのか？
新卒採用・中途採用からタイの展示会までの多岐にわたる業務をこなすバイリンガルでマルチの活躍をするスタッフがどうやって半年ほどで体制をつくり、さらに新しい業務まで出来るようになったか？
株式会社wevnalは、2011年に設立され、「スゲェ会社」というビジョンとして、日本を代表するインターネットソリューションカンパニーを目指し、インターネット広告代理事業やAIチャットボット事業など、様々な課題や問題を解決するベンチャー企業として事業を展開しています。
現在、主に3つの事業を展開しています。
1つ目は、SNSに特化したインターネット広告代理事業で、ハッシュタグキャンペーンの【tagtoru】は日本でもトップクラスの提供数です。
2つ目は、【BOTCHAN】という自社サービスを提供しているAIチャットボット事業、ベトナムオフショアで開発したwevnalオリジナルサービスです
3つ目は、動画×コスメメディア【fasme】を運営するメディア事業で、LINE＠のユーザー数は58万人を突破しました。グループには沖縄でクリエイティブ会社、ベトナムに開発拠点を構えており、制作からPR、開発までワンストップで対応が可能です。
新しい事業、マーケットに常にチャレンジし、クライアントやユーザーからスゲェと言われるサービス提供を目指しています。
そんな株式会社wevnalに、メリービズの利用についてきいてみました。
株式会社wevnal 代表取締役社長 磯山博文氏(左)と高島由衣氏(右)
経理およびバックヤード業務は、４月、５月くらいまでは社内で内製していました。そのときに高島が入社してきました。当時、バックヤード体制は４人体制。ところが１名が産休で退職して、人事を含むあと2名もちょうどやめてしまって、気がついたらバックヤードが一気に高島1名になってしまいました。
しかも、高島もバックヤード業務は未経験でしたので、バックヤード業務をアウトソースできるサービスがあったら良いよね、という話になりました。彼女の主な業務は、新卒採用。採用説明会の準備や開催だけでも多忙な上に、加えて請求書まわりを手作業で計算したり、請求書を発送したりといった経理業務を全部ひとりでやらないといけない状況でした。体制を強化しようとしましたが、なかなか良いひとが見つからず、まずは請求書だけはなんとかしないといけないということで、それこそ税理士事務所とかにお願いしようと検討していました。
また、会計も丸ごとお願いしたいという話も出てきました。このまま属人的な体制ではあまりにもしんどい。一括で頼める、組めるプロのパートナー企業を探したいということになりました。
ルーチン作業は内製化していたので、外注していませんでした。
ただ、高島が人事も経理も担っていたため多忙を極めており、体制構築を急いでやる必要がでていました。方法としては、社員を雇うか、業務委託するパートナー会社を見つけるか、です。新たに雇用する場合、社風に馴染んでもらったりトレーニングしてもらったり、という時間が必要なことを考えると短期間で体制を作るのは難しい。一方、業務をルーチン化してしまえばパートナー会社と組んだ方が体制構築のスピードは早いだろうと考えました。
調べて、何社か声をかけて、半常駐のところとか、税理士とかあったのですが、うちの作業を巻き取ってくれる、チームで受け入れてやるというのでメリービズでいいんじゃないかということになりました。
Facebookの広告で知りました。
それまでは全く知らなくて。オンラインアシスタント、オンライン秘書は、最近できてきはじめたじゃないですか？そんなタイミングでした。
メリービズをいれてから、仕事おわりに普通に友だちに会えるようになりました。
業務としては、請求書発行130～140枚、仕入れ関連100枚、新規の取引先登録、取引先へのメールの送信、MFクラウドへの入力、会計事務所への連絡等、かなりの業務がありました。営業からの依頼にはすぐに対応しないといけないため、都度対応していました。
10営業日以内に請求書を発行し、数字をまとめ、次に逆算する。新規取引先の登録をして、請求書発行を優先して、7営業日になってから溜まっている請求書関連の業務を2−3時間を2−3日やっていました。9営業日に社長に請求書のまとめ等の数字を送っていました。加えて、入金チェック表というのも月初から2営業日で対応していました。
当時、わたし1人でやっていたため、毎日23時くらいまでかかっていました。それがメリービズにやってもらってから月初の忙しい時期も20時くらいに帰れるようになりました。
仕事おわりに普通に友達にあえるようになりました（笑）つぎの仕事にもエネルギーができてきますね。
土曜日でも、メリービズから返事がきて、ドキッとしたことがあります。（笑）でも土日もやってもらっていて助かっています。
メリービズのおかげで採用活動に集中できるようになっています。
バックヤードって結局やること腐るほどあるじゃないですか？なのでキャパをもっていないと、新しいことできないんですよ。新卒のパソコンの準備や、内定式の準備や、懇親会、インターンの準備など。ある程度フリーの時間がないと出来ない。それがいまは時間がとれるようになってきています。
おかげさまで新しい仕事に取り組むことができています。
総務はあなたね、法務はあなたね、とか、それぞれに担当がいれば良いのですが、現時点では高島に仕事が集中している状況です。英語できるのも彼女だけなので、タイで展示会いってもらい、現地での広報活動もお願いしました。相当マルチに活躍してもらっています。
新しいことをお願いしても、それがいつの間にかできている。その結果、高島は上半期の社内の優秀賞を獲得しました。
彼女が優秀で出来ることはみんなわかっているので、今後それをどうやって仕組み化するのか、仕組みをつくる側に移ってもらっています。つぎのフェーズとして、今後は、高島には指示出し役、絵を描く側になってもらいたいと思っています。
作業もメリービズにひとつずつ剥がしてもらっています。いまは後輩を育てていて、高島がやっていた人事の仕事ができるようになってきていますので、高島にはどんどん新しい業務やプロジェクトにチャレンジしてもらいたいです。
Pマーク取得、コンプライアンス、予実管理の精度向上などやることはまだまだありますね。
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